Полезные функции в Microsoft Excel. Краткая инструкция как можно эффективно работать в Excel Как работать в икселе

В продолжение , я расскажу, как работать в Microsoft Excel, электронной таблице, входящей в пакет Microsoft Office.

Эти же принципы работы, которые мы рассмотрим здесь, подходят и для бесплатного пакета WPS Office, о котором говорилось в предыдущем уроке (если у Вас нет на компьютере пакета Microsoft Office).

На просторах интернета очень много сайтов посвященных работе в Microsoft Excel. Возможности электронных таблиц, к которым относится Excel, очень большие. Возможно поэтому, с выпуском в 1979 году первой такой программы, которая называлась VisiCalc, для микрокомпьютера Apple II, началось широкое использование их не только для развлечения, но и для практической работы с расчетами, формулами, финансами.

Для того, что бы начать первые шаги, чтобы понять принцип работы в Excel я и предлагаю этот урок.
Вы мне можете возразить – зачем мне Excel в домашних расчетах, достаточно стандартного калькулятора, который есть в . Если сложить два – три числа, я с Вами соглашусь. В чем же преимущество электронных таблиц, я Вам расскажу.

Если мы, вводя несколько чисел, на калькуляторе заметили ошибку, особенно в начале ввода, нам необходимо стереть все, что набрано до ошибки, и начать набор сначала. Здесь же мы можем исправить любое значение, не затрагивая другие, можно посчитать множество значений с одним коэффициентом, потом изменив только его, с другим. Надеюсь, я Вас убедил, что это очень интересная программа, с которой стоит познакомиться.

Запуск программы Microsoft Excel

Для запуска программы нажимаем кнопку – Пуск – Все программы – Microsoft Office – Microsoft Excel (если у Вас бесплатный пакет WPS Office – Пуск – Все программы – WPS Office – WPS Spreadsheets).

Для того, что бы увеличить изображение, щелкните на рисунке мышкой, возврат — еще один щелчок

Открывается окно программы рис.1. Так же как и Word можно выделить несколько областей – они помечены цифрами.

1. Вкладки.
2. Инструменты вкладки.
3. Область навигации листа.
4. Область формул.
5. Колонки.
6. Строки.
7. Область разметки страницы.
8. Масштаб изображения.
9. Рабочая область листа.
10. Область навигации книги.

Теперь немножко подробнее.

Excel называется электронной таблицей потому, что в своей основе это таблица с ячейками на пересечении колонок и строк. В каждой ячейке могут находиться различные данные. Формат данных может быть:

текстовый
числовой
денежный
время
процентный
логические значения
формулы

Текст, как правило, необходим не для расчета, а для пользователя. Для того, что бы данные в ячейке стало текстовым, достаточно в начале строки поставить знак апострофа – ‘. То, что будет после апострофа, будет восприниматься как строка, либо выбрать формат ячейки “Текстовый”. Рис.2
Числа, это основной объект, над которыми производятся вычисления. рис.3
Дата и время – отображение даты и времени. Над датами можно производить вычисления. рис.4 (разные форматы отображения)
Логические значения могут принимать два значения – “Истина (True)” и “Ложь (False)”. При использовании в формулах, в зависимости от логического значения можно выполнять различные ветки вычислений. рис.5
Формулы в ячейках нужны непосредственно для вычислений. Как правило, в ячейке, где стоит формула, мы видим результат вычисления, саму формулу мы увидим в строке формул, когда мы стоим на этой ячейке. Начинается формула со знака ‘=’. Например, мы хотим сложить цифру в ячейке А1 с цифрой в ячейке В1 и результат поместить в ячейку С1. Пишем первое числа в ячейку А1, второе в В1, в ячейке С1 пишем формулу ”=A1+B1” (А и В на английской раскладке клавиатуры) и нажимаем. В ячейке С1 мы видим результат. Возвращаем курсор в ячейкуС1 и в строке формул мы видим формулу. Рис.6
По умолчанию формат ячеек является – общий, в зависимости от введенного значения программа пытается определить значение (кроме случаев, когда мы в начале поставили апостроф (‘) или равно (=)).

Цифрами 5 и 6 на рис.1 обозначены колонки и строки нашей таблицы. Каждая ячейка однозначно определена буквой колонки и цифрой строки. Курсор на рис.1 находится в левом верхнем углу в ячейке А1 (отображается в области навигации под цифрой 3), следующая вправо В1, а от А1 следующая вниз А2. рис.7

Пример работы в программе Microsoft Excel

Самый простой способ научиться работать в Excel – научится на примере. Посчитаем квартплату за месяц. Сразу скажу – пример условный, тарифы и объемы потребленных ресурсов условные.

Поставим курсор на колонку А, рис.8,
и щелкнем на ней левой кнопкой мышки. В открывшемся меню щелкнем на пункте “формат ячеек…”. В следующем открывшимся меню рис.9
на вкладке “Число” выбираем пункт “Текст”. В этой колонке будем писать название услуг.

Со второй строки пишем:
Электроэнергия
Холодная вода
Вывоз ТБО
Отопление

Надписи у нас заходят на колонку В. Ставим курсор на границу между колонками А и В, он превращается в черточку с двумя стрелочками влево и вправо. Нажимаем левую кнопку мышки и, перемещая границу вправо, увеличиваем ширину колонки А рис.10.

Встав курсором на колонку В, нажимаем левую кнопку мышки и, перемещая вправо, выделяем колонки B, C, D. Щелкнув на выделенной области правой кнопкой мышки рис.11,
в открывшемся меню, на вкладке “Число” выбираем формат “Числовой”.
В ячейке В1 пишем “Тариф”, в С1 “Объем”, D1 “Сумма” рис.12.

В ячейку В2, тарифа “Электроэнергия” заносим тариф, в ячейку С2 объем, число киловатт потребленной электроэнергии.
В В3 тариф за воду, в С3 объем, число кубометров потребленной воды.
В В4 тариф за вывоз ТБО, в С4, площадь квартиры (если тариф зависит от площади, либо число проживающих, если тариф от количества человек).
В В5 тариф за тепловую энергию, в В5, площадь квартиры (если тариф зависит от площади).
Становимся в ячейку D2 рис.13,
пишем формулу “=B2*C2” и нажимаем. В ячейке D2 появляется результат рис.14.
Возвращаемся в ячейку D2 рис.15.
Подводим курсор в правый нижний угол ячейки, где точка. Курсор превращается в крестик. Нажимаем левую кнопку мышки и тянем курсор вниз до ячейки D5. У нас копируются формулы из ячейки D2 до ячейки D5, и мы сразу же видим в них результат рис.16.
В ячейке D2 мы писали формулу “=B2*C2”, если мы станем в ячейку D3 рис.17,
то увидим, что при копировании в строке формул она изменилась на “=B3*C3”, в ячейке D4 ,будет формула ”=B4*C4”, в D5, “=B5*C5”. Это относительные ссылки, об абсолютных, немного попозже.

Мы писали формулу вручную. Я покажу еще один вариант введения формулы. Посчитаем итоговый результат. Ставим курсор в ячейку D6, для того что бы вставить туда формулу итога. В строке формул рис.18,
нажимаем левой кнопкой мышки на надписи функции, отмечена цифрой 1, в открывшимся меню выбираем функцию “СУММ”, отмечена цифрой 2, внизу (выделено цифрой 3) идет подсказка, что делает данная функция. Далее нажимаем “ОК”. Открывается окно аргументов функции рис.19,
где по умолчанию предлагается диапазон аргументов для суммирования (цифры 1, 2). Если диапазон нас устраивает, нажимаем “ОК”. В итоге получаем результат рис.20.

Можно сохранить книгу, под каким либо именем. В следующий раз, чтобы узнать сумму, достаточно открыть ее, ввести объемы потребления за следующий месяц, и мы сразу же получим результат.

Абсолютные и относительные ссылки

Что такое абсолютные и относительные ссылки. С относительными ссылками мы столкнулись в предыдущем примере. Когда мы копировали формулу, у нас адреса ячеек из формулы изменялись в соответствии с изменением строк. Записывается относительная ссылка так А1 или В5.

Теперь мы разберем еще один пример.

Наберем список фруктов, цена, вес, сумма, сумма со скидкой, сумма скидки, скидка.
Заполним таблицу рис.21.
Для суммы в колонке D наберем формулу суммы, и скопируем как в предыдущем примере. В ячейку С2 поставим скидку, предположим 15%. Теперь напишем формулу для суммы скидки в ячейку F2. Если мы напишем “=D2*G2”, то при копировании в 3 строке формул будет “=D3*G3”, а процент скидки находится в ячейке “G2”, а в ячейке “G3” пусто. Для того, что бы в формуле при копировании ссылка оставалась на ячейку “G2” и существует абсолютная адресация.

Для этого перед именем колонки и строки ставится знак доллара. Выглядит это вот так – “$G$2”. Попробуем написать так формулу “=D2*$G$2” и потом скопируем рис.22.
Поставим курсор в ячейку F3 (отмечено цифрой 1) рис.23,
в строке формул мы видим формулу “=D3*$G$2” (отмечено цифрой 2), т.е. то, что нам и необходимо. Ну и теперь мы можем написать формулу для суммы со скидкой “=D2-D2*$G$2” (цифра 2) рис.23.

Существует еще один вид ссылок – смешанные. Когда знак доллара стоит только перед именем столбца или только перед именем строки.

Маленькая хитрость. Иногда необходимо пронумеровать список в Microsoft Excel . Есть несколько способов это сделать. Я покажу один из них. Пусть у нас есть список рис.24.
Правой кнопкой мышки щелкаем по колонке А, в открывшимся меню выбираем пункт “Вставить”. Новую колонку выделяем рис.27 и ставим выравнивание посередине и выравнивание по центру. В ячейку А1 ставим цифру 1, в А2 ставим цифру 2. Выделяем две эти ячейки, становимся курсором в левый нижний угол рис.25
(на точку), курсор превращается в крестик, и тянем вниз до конца списка. Отпускаем кнопку мышки – список пронумерован рис.29

Этих данных достаточно, что бы начать работать в Microsoft Excel. В этом цель данного урока.

Если для построенной диаграммы на листе появились новые данные, которые нужно добавить, то можно просто выделить диапазон с новой информацией, скопировать его (Ctrl + C) и потом вставить прямо в диаграмму (Ctrl + V).

Предположим, у вас есть список полных ФИО (Иванов Иван Иванович), которые вам надо превратить в сокращённые (Иванов И. И.). Чтобы сделать это, нужно просто начать писать желаемый текст в соседнем столбце вручную. На второй или третьей строке Excel попытается предугадать наши действия и выполнит дальнейшую обработку автоматически. Останется только нажать клавишу Enter для подтверждения, и все имена будут преобразованы мгновенно. Подобным образом можно извлекать имена из email, склеивать ФИО из фрагментов и так далее.

Вы, скорее всего, знаете о волшебном маркере автозаполнения. Это тонкий чёрный крест в правом нижнем углу ячейки, потянув за который можно скопировать содержимое ячейки или формулу сразу на несколько ячеек. Однако есть один неприятный нюанс: такое копирование часто нарушает дизайн таблицы, так как копируется не только формула, но и формат ячейки. Этого можно избежать. Сразу после того, как потянули за чёрный крест, нажмите на смарт-тег - специальный значок, появляющийся в правом нижнем углу скопированной области.

Если выбрать опцию «Копировать только значения» (Fill Without Formatting), то Excel скопирует вашу формулу без формата и не будет портить оформление.

В Excel можно быстро отобразить на интерактивной карте ваши геоданные, например продажи по городам. Для этого нужно перейти в «Магазин приложений» (Office Store) на вкладке «Вставка» (Insert) и установить оттуда плагин «Карты Bing» (Bing Maps). Это можно сделать и по с сайта, нажав кнопку Get It Now.

После добавления модуля его можно выбрать в выпадающем списке «Мои приложения» (My Apps) на вкладке «Вставка» (Insert) и поместить на ваш рабочий лист. Останется выделить ваши ячейки с данными и нажать на кнопку Show Locations в модуле карты, чтобы увидеть наши данные на ней. При желании в настройках плагина можно выбрать тип диаграммы и цвета для отображения.

Если в файле количество рабочих листов перевалило за 10, то ориентироваться в них становится трудновато. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой из кнопок прокрутки ярлычков листов в левом нижнем углу экрана. Появится оглавление, и на любой нужный лист можно будет перейти мгновенно.

Если вам когда-нибудь приходилось руками перекладывать ячейки из строк в столбцы, то вы оцените следующий трюк:

Выделите диапазон.
Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки - значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

Если в какую-либо ячейку предполагается ввод строго определённых значений из разрешённого набора (например, только «да» и «нет» или только из списка отделов компании и так далее), то это можно легко организовать при помощи выпадающего списка.

Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Если выделить диапазон с данными и на вкладке «Главная» нажать «Форматировать как таблицу» (Home → Format as Table), то наш список будет преобразован в умную таблицу, которая умеет много полезного:

Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

Спарклайны - это нарисованные прямо в ячейках миниатюрные диаграммы, наглядно отображающие динамику наших данных. Чтобы их создать, нажмите кнопку «График» (Line) или «Гистограмма» (Columns) в группе «Спарклайны» (Sparklines) на вкладке «Вставка» (Insert). В открывшемся окне укажите диапазон с исходными числовыми данными и ячейки, куда вы хотите вывести спарклайны.

После нажатия на кнопку «ОК» Microsoft Excel создаст их в указанных ячейках. На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) можно дополнительно настроить их цвет, тип, включить отображение минимальных и максимальных значений и так далее.

Представьте: вы закрываете отчёт, с которым возились последнюю половину дня, и в появившемся диалоговом окне «Сохранить изменения в файле?» вдруг зачем-то жмёте «Нет». Офис оглашает ваш истошный вопль, но уже поздно: несколько последних часов работы пошли псу под хвост.

На самом деле есть шанс исправить ситуацию. Если у вас Excel 2010, то нажмите на «Файл» → «Последние» (File → Recent) и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги» (Recover Unsaved Workbooks).

В Excel 2013 путь немного другой: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги» (File - Properties - Recover Unsaved Workbooks).

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Откроется специальная папка из недр Microsoft Office, куда на такой случай сохраняются временные копии всех созданных или изменённых, но несохранённых книг.

Иногда при работе в Excel возникает необходимость сравнить два списка и быстро найти элементы, которые в них совпадают или отличаются. Вот самый быстрый и наглядный способ сделать это:

Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.

Вы когда-нибудь подбирали входные значения в вашем расчёте Excel, чтобы получить на выходе нужный результат? В такие моменты чувствуешь себя матёрым артиллеристом: всего-то пара десятков итераций «недолёт - перелёт» - и вот оно, долгожданное попадание!

Microsoft Excel сможет сделать такую подгонку за вас, причём быстрее и точнее. Для этого нажмите на вкладке «Данные» кнопку «Анализ „что если“» и выберите команду «Подбор параметра» (Insert → What If Analysis → Goal Seek). В появившемся окне задайте ячейку, где хотите подобрать нужное значение, желаемый результат и входную ячейку, которая должна измениться. После нажатия на «ОК» Excel выполнит до 100 «выстрелов», чтобы подобрать требуемый вами итог с точностью до 0,001.

Эту программу можно использовать в следующих целях:

· Бухгалтерский учет. Программа имеет достаточно мощные функции для вычисления финансовой и бухгалтерской отчетности.

· Составление бюджета. В данной программе можно составлять различные виды бюджета для деловых и личных потребностей, например, можно составить маркетинговый бюджетный план.

· Отчеты. В этой программе можно создавать отчеты для анализа и суммирования данных, например, отчеты, измеряющие эффективность проекта.

· Планирование. Программа является отличным средством для создания профессиональных планов.

· Использование календарей. Рабочая область программы имеет вид сетки, поэтому ее можно использовать для создания различных типов календарей, например,календаря финансового года для Отслеживания деловых мероприятий и выдающихся для бизнеса событий.

Окно программы состоит из:

· Панели вкладок (лента), которая расположена сверху окна программы. На ленте расположены определенные наборы команд (функции программы), которые собраны в команды и группы (по умолчанию отображена лента,содержащая 7 вкладок, при запуске программы активной является вкладка «Главная»). При переходе к новым объектам работы (диаграммы формулы),появляются новые вкладки.

· Над панелью вкладок находится панель быстрого доступа, которая включает в себя наиболее используемые команды (по умолчанию - панель содержит кнопку сохранения данных, отмены и повторения действия). Правее находится пиктограмма, нажав по которой левой кнопкой мышки, вы можете открыть список дополнительных задач. Там вы можете выбрать кнопки которые будут отображаться на панели быстрого доступа.

· Ниже ленты вкладок расположены строка имени и строка формул. В строке имени будет отображаться имя активного объекта или ячейки, а в строке формул будет отображаться формула активной ячейки.

Строка имени.

Строка формул.

· Основную часть окна занимает рабочее поле.

· В правом нижнем окне программы находятся команды, которые служат для наиболее выгодного просмотра документа.

Книга в Excel 2010

Книга состоит из:

3 листов - это по стандарту, максимально 255 листов. Каждый лист состоит из ячеек, которые образуются пересечением строк и столбцов. Строки пронумерованы арабскими цифрами (1,2,3), а столбцы большими английскими буквами (А, B, C).

Редактирование таблиц в Excel 2010

Для того, чтобы изменить ширину столбца или высоту строки,нужно вставить между буквами с названиями столбцов или цифрами названиями строк и протянуть в нужном направлении.

Чтобы задать правило заполнение ячеек, нужно ввести данные в 2 смежные ячейки,выделить их и, с помощью маркера заполнения,который находится в нижнем правом углу, протянуть на нужное количество.

Создания формул в Excel 2010

Формула начинается со знака «= », адреса ячеек записываются только на английском языке. Для того, чтобы не записывать адрес ячейки, можно просто при написании формулы выделить ее левой кнопкой мышки.

Как построить функцию в Excel 2010 (как сделать расчеты в Excel 2010)

Начните создавать формулы и использовать встроенные функции, чтобы выполнять расчеты и решать задачи.

Важно: Вычисляемые результаты формул и некоторые функции листа Excel могут несколько отличаться на компьютерах под управлением Windows с архитектурой x86 или x86-64 и компьютерах под управлением Windows RT с архитектурой ARM.

Создание формулы, ссылающейся на значения в других ячейках

Просмотр формулы

Ввод формулы, содержащей встроенную функцию

Скачивание книги "Учебник по формулам"

Мы подготовили для вас книгу Начало работы с формулами , которая доступна для скачивания. Если вы впервые пользуетесь Excel или даже имеете некоторый опыт работы с этой программой, данный учебник поможет вам ознакомиться с самыми распространенными формулами. Благодаря наглядным примерам вы сможете вычислять сумму, количество, среднее значение и подставлять данные не хуже профессионалов.

Подробные сведения о формулах

Чтобы узнать больше об определенных элементах формулы, просмотрите соответствующие разделы ниже.

Части формулы Excel

Формула также может содержать один или несколько таких элементов, как функции , ссылки , операторы и константы .

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте

Выделите диапазон.
Скопируйте его (Ctrl + C) или, нажав на правую кнопку мыши, выберите «Копировать» (Copy).
Щёлкните правой кнопкой мыши по ячейке, куда хотите вставить данные, и выберите в контекстном меню один из вариантов специальной вставки - значок «Транспонировать» (Transpose). В старых версиях Excel нет такого значка, но можно решить проблему с помощью специальной вставки (Ctrl + Alt + V) и выбора опции «Транспонировать» (Transpose).

Выделите ячейку (или диапазон ячеек), в которых должно быть такое ограничение.
Нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» (Data → Validation).
В выпадающем списке «Тип» (Allow) выберите вариант «Список» (List).
В поле «Источник» (Source) задайте диапазон, содержащий эталонные варианты элементов, которые и будут впоследствии выпадать при вводе.

Автоматически растягивается при дописывании к ней новых строк или столбцов.
Введённые формулы автоматом будут копироваться на весь столбец.
Шапка такой таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, и в ней включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки.
На появившейся вкладке «Конструктор» (Design) в такую таблицу можно добавить строку итогов с автоматическим вычислением.

В последующих версиях Excel следует открывать «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Выделите оба сравниваемых столбца (удерживая клавишу Ctrl).
Выберите на вкладке «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек» → «Повторяющиеся значения» (Home → Conditional formatting → Highlight Cell Rules → Duplicate Values).
Выберите вариант «Уникальные» (Unique) в раскрывающемся списке.