Хотелось бы узнать ваше мнение на вопрос: согласно ст. 136 тк работодатель должен выдавать в письменной форме работникам расчетные листы.Подскажите, какие возможные способы могут быть предусмотрены для организации данного процесса?Дело в том, что бухгалтерия нашей компании размещена в отдельном офисе и нет физической возможности выдачи 2 раза в мес на бумажном носителе данной информации. Помимо этого, есть ряд подразделений, которые находятся в других городах.Как вариант: не противоречит ли закону о защите перс. данных, например рассылка сканов расчетных листов по корп. почте на персональные электронные адреса в запороленном виде?
Ответ
На практике сложилось мнение, что трудовое законодательство не запрещает в приказе, определяющим форму расчетного листка, предусмотреть выдачу расчетных листков как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте). Важно, чтобы установленный порядок выдачи расчетных листков был удобен для работников.
Но считаем важным предупредить, что проверяющие органы могут не признать выполнение обязанности по выдаче расчетного листа при направлении его в электронном виде.
Тем более не надо указывать, что «оригинал растчетки хранится в бухгалтерии по адресу такому-то с просьбой получить оригинал». Это может рассматриваться как нарушение. Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы ТК РФ будут нарушены.
За нарушение правил составления и выдачи расчетных листков сотрудникам, в том числе отражение неполной информации о проведенных выплатах или использование формы, не согласованной с профсоюзом, трудовая инспекция может привлечь организацию и ее должностных лиц к ().
Подробности в материалах Системы Кадры:
При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме, выдав расчетный листок.
Типового бланка расчетного листка нет, поэтому его можно составить в , (при его наличии в организации) и утвердить локальным актом.
Применение работодателем неутвержденной формы расчетного листка либо не согласованной с профсоюзом незаконно и может стать основанием для привлечения работодателя к . На это указывают и суды. См., например, .
В расчетном листке, в частности, должны быть отражены:
Такой порядок установлен в частях , статьи 136 Трудового кодекса РФ.
Отражение в расчетном листке неполной информации о произведенных выплатах также может стать основанием для привлечения работодателя к . Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например, .
Обязанность выдавать сотрудникам расчетные листки возникает независимо от того, каким способом работодатель выплачивает зарплату:
Такой вывод следует из буквального толкования положений Трудового кодекса РФ и подтверждается .
Несмотря на то что зарплату сотрудникам следует выплачивать не реже чем каждые полмесяца, обязанность выдавать расчетные листки возникает только один раз в месяц при начислении и выплате окончательной части зарплаты (). Такую позицию подтверждает и Роструд в .
Внимание: за нарушение правил составления и выдачи расчетных листков сотрудникам, в том числе отражение неполной информации о проведенных выплатах или использование формы, не согласованной с профсоюзом, трудовая инспекция может привлечь организацию и ее должностных лиц к ().
Нина Ковязина
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
- Ситуация: Обязан ли работодатель выдавать расчетные листки сотрудникам
- составные части зарплаты, причитающейся сотруднику;
- размеры других начисленных сотруднику сумм, в том числе за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты. Если задержек с выплатами не было, то в рекомендуется указать, что сумма компенсации равна нулю;
- удержания из зарплаты;
- общая сумма зарплаты, подлежащая выплате.
- Журналы и книги: Зарплата № 9 сентябрь 2013 Три главных вопроса про расчетный листок
На практике работодатели не всегда сопровождают выдачу зарплаты расчетными листками. Обязателен ли расчетный листок? Как часто его нужно выдавать? Оштрафуют ли компанию за отсутствие расчетного листка? Ответы - в статье.
Выдача расчетного листка - это право или обязанность работодателя?
Ответ на этот вопрос содержится в статьи 136 ТК РФ. В ней сказано, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
О составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период (в том числе в виде выплат в неденежной форме);
- иных начисленных ему суммах, в том числе о денежной компенсации, если работодатель нарушил установленный срок выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других причитающихся ему выплат;
- общей начисленной сумме;
- размерах и основаниях произведенных удержаний из заработной платы;
- сумме, подлежащей выплате.
Документом, содержащим такую информацию, является расчетный листок. Следовательно, его выдача сотрудникам является обязанностью работодателя. Причем эта обязанность установлена для всех работодателей независимо от способа выдачи заработной платы: расчетные листки обязаны предоставлять работникам и те работодатели, которые выдают зарплату наличными из кассы, и те, которые перечисляют ее на банковскую карту ().
Расчетные листки должны выдаваться всем сотрудникам, в том числе совместителям, надомникам, дистанционным работникам
Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы ТК РФ будут нарушены.
Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно (). Многие работодатели используют и утверждают для своей компании форму, которая есть в бухгалтерской компьютерной программе (см. образец ниже).
Форма расчетного листка утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, определенном ТК РФ ().
Как выдавать расчетные листки сотрудникам, заработная плата которым выдается не наличными, а перечисляется на банковскую карту
Порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту законодательством не установлен. Компания может установить его сама, например, приказом руководителя, определяющим форму расчетного листка (). В приказе можно предусмотреть выдачу расчетных листков как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте).
Важно, чтобы установленный порядок выдачи расчетных листков был удобен для работников.
Как часто нужно выдавать расчетный листок?
По правилу, установленному в статьи 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовым договорами.
Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два. Ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или заработная плата. Однако на практике работодатели не сопровождают выдачу аванса и других межрасчетных выплат (например, отпускных, командировочных, материальной помощи) расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц (). И это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка - известить работника о всех начислениях и удержаниях за месяц.
При увольнении сотрудника компания должна выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним.
Порядок заполнения расчетного листка рассмотрим на примере.
Пример
В ООО «Ветер» установлена пятидневная рабочая неделя. Положением об оплате труда, действующим в компании, предусмотрена выплата сотрудникам:
Аванса в размере 50% от оклада не позднее 20-го числа текущего месяца;
Заработной платы за вторую половину месяца - не позднее 10-го числа следующего месяца;
Ежемесячной премии в размере 30% оклада. Премия рассчитывается пропорционально отработанному времени.
В компании на должности дизайнера работает С.А. Васильева. Оклад сотрудницы - 30 000 руб.
С 1 по 8 августа 2013 года она болела. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 9600 руб.
Права на стандартные налоговые вычеты она не имеет.
26 августа 2013 года С.А. Васильева получила материальную помощь в размере 4000 руб. (с начала года это первая материальная помощь).
Как в расчетном листке работницы за август 2013 года будет отражена сумма начислений и удержаний?
Решение
Рассчитаем размер заработной платы за отработанное время в августе 2013 года.
Он равен 21 818,18 руб. (30 000 руб.: 22 раб. дн. × 16 раб. дн.).
Премия за отработанное время в августе составит 6545,45 руб. [(30 000 руб. × 30%): 22 раб. дн. × 16 раб. дн.].
Сумма НДФЛ за август 2013 года с начисленных сумм равна 4935 руб. [(21 818,18 руб. + 9600 руб. + 6545,45 руб.) × 13%].
10 сентября работодатель выплатил С.А. Васильевой заработную плату за вторую половину августа в размере 18 028,63 руб. (21 818,18 руб. + 6545,45 руб. + 9600 руб. + 4000 руб. – 4935 руб. – 15 000 руб. – 4000 руб.).
Образец заполнения расчетного листка за август 2013 года приведен ниже.
Образец Расчетный листок С.А. Васильевой за август 2013 года
Оштрафуют ли компанию за отсутствие расчетного листка?
Трудовая инспекция может оштрафовать компанию как за отсутствие расчетного листка, так и за несвоевременную его выдачу сотрудникам.
Для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей - от 1000 до 5000 руб.;
- для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. При этом вместо штрафа к предпринимателям и компаниям может быть применена такая мера, как административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
И.А. Тушева
старший научный редактор журнала «Зарплата»
С уважением и пожеланием комфортной работы, Евгения Пикеева,
эксперт Системы Кадры
Самые важные изменения этой весны!
-
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело». -
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году -
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ. -
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену. -
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Работодатель обязан при выплате заработной платы работнику извещать его в письменной форме (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):
- о составных частях зарплаты, причитающейся за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных работнику;
- о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
- об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Указанная выше информация обычно отображается в расчетном листке, форму которого работодатель разрабатывает самостоятельно.
Невыдача работникам расчетных листков рассматривается как нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена ответственность в виде предупреждения или штрафа на должностных лиц работодателя в размере от 1 000 до 5 000 рублей; штрафа на работодателя-ИП от 1 000 до 5 000 рублей или штрафа на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ).
А можно ли выдавать расчетные листки в электронной форме и как работнику составить заявление о направлении ему расчетного листка на электронную почту, расскажем в нашей консультации.
О расчетном листке в электронной форме
Ст.136 ТК РФ предусматривает, что работодатель извещает работника о его зарплате, ее составных частях, удержаниях из нее в письменной форме. Буквальное прочтение нормы предполагает, что расчетные листки должны выдаваться работникам на бумаге. Роструд ранее считал, что ТК РФ не предусматривает право работодателя выдавать расчетные листки в электронной форме за одним исключением. Оно касается дистанционных работников. С ними ТК РФ разрешает обмениваться электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Составляем заявление на электронные расчетные листки
Заявление на получение расчетных листков в электронной форме составляется в произвольной форме. Оно адресуется работодателю и содержит со ссылкой на положения трудового, коллективного договора или локального нормативного акта работодателя просьбу работника направлять ему расчетные листки в электронной почте. Указывается и соответствующий адрес электронной почты.
Напоминаем, что несмотря на то, что зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), расчетный листок достаточно направлять лишь при окончательном расчете с работником по итогам месяца. Это связано с тем, что составные части заработной платы при выплате аванса еще не известны.
Приведем образец заполнения заявления работника на получение расчетных листков в электронном виде на почту.
Инструмент позволяет сформировать Расчетные листки сотрудников организаций за произвольный период времени и отправить их на адреса электронной почтовы сотрудников и/или руководителей.
Для сотрудников формируются краткие расчетные листки, а для руководителя - подробные листки для проведения анализа результатов расчетов, в которых помимо сумм начислений и оплаченного времени выводятся периоды действия начислений и исходные показатели для расчета (тарифные ставки, проценты оплаты и т.п.).
В шапке обработки необходимо выбрать Организацию и Период, за который будут формироваться расчетные листки.
После этого в дереве подразделений флажками помечаются нужные, при этом, автоматически заполняется список рассылки, сотрудниками из выбранных подразделений. В список не попадают увольенные, помещенные в архив или помеченные на удаление сотрудники. Руководители подразделений выделяются жирным шрифтом.
Руководителя подразделения можно задать в справочнике «Подразделения организаций».
Сотрудники, для которых не задан адрес электронной почты, и не удалось определить адрес электронной почты руководителя, выделяются красным цветом.
Адрес электронной почты сотрудника указывается в справочнике «Сотрудники».
Желтым цветом выделяются сотрудики, которым можно отправить расчетные листки, но которые не отмечены соответствующими флажками.
Расчетные листки формируются с использованием алгоритмов отчета «Расчетные листки организации» типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.2 и отправляются через стандартный сервис электронной почты конфигурации.
Использования отчета не требует внесение никаких изменений в типовую конфигурацию и никак не влияет на ее обновление.
Использовать инструмент достаточно просто. Существует по крайней мере два способа.
1. Можно каждый раз открывать файл внешней обработки (у пользователя должны быть соответствующие права) через меню «Файл - Открыть».
2. Можно зарегистрировать внешнюю обработку в справочнике «Дополнительные внешние обработки» через меню «Сервис - Дополнительные отчеты и обработки». Пользователь может подключить обработку к конфигурации самостоятельно.
Чтобы подключить новую внешнюю обработку, нужно зарегистрировать ее в указанном справочнике. Для этого из формы списка справочника следует открыть форму регистрации, нажав на кнопку «Добавить». В открывшемся окне нужно указать файл внешней обработки с расширением.epf (кнопка «Заменить файл внешней обработки»). В поле Наименование автоматически отобразится название подключенной внешней обработки, которое можно изменить вручную. В поле Вид нужно выбрать вид обработки «Обработка».
Сведения о подключенных обработках отображаются в форме списка справочника. Для использования подключенной внешней обработки по назначению следует открыть форму списка справочника внешних обработок и дважды щелкнуть мышью по нужной записи.
Программа позволяет сформировать индивидуальные расчетные листки сотрудников, и выполнить рассылку на адреса электронной почты.
Листки формируются с использованием стандартного отчета "Расчетные листки". Для каждого сотрудника листок сохраняется в отдельном файле Excel.
Пользователь может указать период, организацию и, при необходимости ограничить список сотрудников одним подразделением.
Адрес электронной почты сотрудника хранится в карточке физического лица. Перед использованием программы необходимо выполнить заполнение адресов электронной почты физических лиц, либо вручную, либо через автоматическую загрузку из внешнего файла Excel.
Все настройки программы сохраняются, и действуют для всех пользователей базы данных.
Сотрудник получит вот такое электронное письмо:
Порядок использования программы:
- Открыть обработку с диска
- Настроить параметры почтового сервера. Указать имя пользователя, пароль, адрес сервера, порт и способ авторизации.
- Указать период, за который будут сформированы расчетные листки, а также организацию. Если необходимо сформировать листки только по одному подразделению, тогда указывается подразделение.
- Указать каталог на диске, в котором будет сохранён архив файлов расчетных листков и протокол рассылки писем.
- Заполнить список сотрудников либо вручную, либо автоматически, нажав кнопку «Заполнить»
- Адреса электронной почты сотрудников будут загружены из контактных данных физических лиц. Если адрес отсутствует его можно указать вручную.
- После того как список сотрудников заполнен, необходимо нажать кнопку «Сформировать файлы расчетных листков». Через некоторое время будут сформирован комплект файлов для рассылки.
- Нажать кнопку «Выполнить рассылку» и заполнить шаблон письма.
- Нажать кнопку «Выполнить рассылку» и дождаться пока программа отправит письма.
- После окончания рассылки в папку с архивом файлов будет записан протокол рассылки
На программу предоставляется бесплатная техническая поддержка на 1 месяц.
Код обработки закрыт для изменения.
Достоинства
1. За одно нажатие можно разослать листки всем сотрудникам организации или одного подразделения;
2. Листки сохраняются в файловый архив на диске;
3. Можно оформить шаблон письма;
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Статья была опубликована в журнале «Кадровые решения» № 6 июнь 2017 .
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.
БЕЗ РАСЧЕТНОГО ЛИСТКА НЕ ОБОЙТИСЬ
В соответствии с ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме:
О составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
О размерах иных сумм, начисленных работнику, в т. ч. денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и др.;
О размерах и об основаниях произведенных удержаний;
Об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Сведения о составных частях заработной платы должны быть доведены до сведения работника посредством предоставления ему расчетного листка. Форма этого документа разрабатывается работодателем самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ) и утверждается с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
Форма расчетного листка может быть утверждена приказом работодателя или являться приложением к локальному нормативному акту, которым установлена система оплаты труда в организации (например, к положению об оплате труда работников).
Работодатель обязан представлять работникам расчетные листки, чтобы обеспечить им возможность получения достоверной информации о своей заработной плате. Целью является контроль за соблюдением работодателем условий труда, предусмотренных трудовым договором.
КАК ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ?
Можно рассылать по электронной почте
Порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы трудовым законодательством не установлен. Поэтому работодатель должен самостоятельно определить его и закрепить в своих внутренних документах.
Например, такой порядок можно установить в локальном нормативном акте, определяющем форму расчетного листка. Это подтверждают в своих разъяснениях и специалисты Роструда .
Если все работники организации имеют свои адреса рабочей (корпоративной) электронной почты, то расчетные листки можно высылать для ознакомления на них.
Специалисты Минтруда России считают это возможным. По их мнению, порядок извещения работников о составных частях заработной платы необходимо закрепить:
1) в трудовом договоре;
2) коллективном договоре;
3) локальном нормативном акте работодателя (например, в приказе руководителя организации, положении о выдаче расчетных листков работникам).
Если закрепленный порядок предусматривает направление расчетных листков работникам по электронной почте, это не нарушает положений ст. 136 ТК РФ (пример 1).
Судебная практика также подтверждает правомерность применения такого способа извещения работников о составных частях их заработной платы. Судьи не видят нарушения в рассылке расчетных листков по электронной почте .
Порядок выдачи расчетных листков работникам можно прописать в локальном нормативном акте или коллективном договоре более подробно.
Возможна ситуация, когда в организации трудятся работники, не связанные с работой за компьютером (например, обслуживающий персонал — ремонтники, уборщики производственных и служебных помещений и т. п.). В этом случае можно предусмотреть разные способы выдачи расчетных листков (пример 2).
С локальным нормативным актом, коллективным договором, устанавливающим порядок выдачи расчетных листков, работники должны быть ознакомлены под роспись (ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Можно ознакомить с помощью специальной программы
В связи с тем, что трудовым законодательством не регламентирован порядок извещения работников о составных частях заработной платы, работодатели могут использовать различные способы представления работникам расчетных листков.
Организация может воспользоваться такими вариантами ознакомления работников с расчетными листками:
а) предоставление доступа к специальной программе, для чего каждому работнику выдается логин и пароль;
б) предоставление доступа в личный рабочий кабинет работника в интернете.
Не признано судами нарушением также размещение расчетных листков по заработной плате в электронном виде:
В личном рабочем кабинете работника в интернете (Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 18.02.2013 по делу № 33-1073/2013);
На личной странице работника в интернет-банке (Апелляционное определение Новосибирского областного суда от 05.06.2014 по делу № 33-4700/2014).
Указанные способы извещения работников суды признали соответствующими требованиям трудового законодательства.
