Сегодня, кажется, все переезжают в облачные хранилища, так чем мы хуже? Новые технологии предоставления общего доступа к данным Excel через интернет – это простой способ, дающий множество возможностей и преимуществ, которые Вы можете использовать.
С появлением Excel Online Вам больше не нужен громоздкий код HTML, чтобы разместить электронные таблицы в сети интернет. Просто сохраните рабочую книгу онлайн и получайте доступ к ней буквально из любого места, откройте к ней доступ другим пользователям и работайте вместе над одной и той же таблицей. Используя Excel Online, Вы можете вставить лист Excel в веб-сайт или в блог и позволить посетителям взаимодействовать с ней, чтобы получить именно ту информацию, которую они хотят найти.
Как отправить листы Excel 2013 в интернет
Все листы Excel Online хранятся в веб-сервисе OneDrive (бывший SkyDrive). Как Вы, вероятно, знаете, это онлайн-хранилище появилось уже некоторое время назад, а теперь оно интегрировано в Microsoft Excel, как доступная в один клик команда интерфейса. Кроме того, гостям, т.е. другим пользователям, с которыми Вы делитесь своими таблицами, теперь не нужна собственная учётная запись Microsoft для того, чтобы просматривать и редактировать те файлы Excel, которыми Вы с ними поделились.
Если у Вас до сих пор нет учётной записи OneDrive, Вы можете создать её прямо сейчас . Этот сервис прост, бесплатен и определённо заслуживает Вашего внимания, поскольку большинство приложений пакета Microsoft Office 2013 (не только Excel), поддерживают OneDrive. После регистрации, выполните следующие шаги:
1. Войдите в Вашу учётную запись Microsoft
Убедитесь, что Вы вошли в учётную запись Microsoft из Excel 2013. Откройте рабочую книгу Excel и посмотрите в её правый верхний угол. Если увидите там свое имя и фото, то переходите к следующему шагу, иначе нажмите Sign in (Вход).
Excel покажет окно с предложением подтвердить, что Вы действительно хотите позволить Office соединиться с интернетом. Нажмите Yes (Да) и затем введите данные учётной записи Windows Live.
2. Сохраните лист Excel в облаке
Убедитесь, для Вашего же спокойствия, что открыта нужная рабочая книга, то есть именно та, к которой требуется открыть общий доступ в интернете. Я хочу открыть общий доступ к книге Holiday Gift List , чтобы члены моей семьи и мои друзья могли посмотреть её и посодействовать
Открыв нужную рабочую книгу, перейдите на вкладку File (Файл) и нажмите Share (Общий доступ) в левой части окна. По умолчанию будет выбран вариант Invite People (Пригласить других людей), далее Вам нужно нажать Save To Cloud (Сохранить в облаке) в правой части окна.
После этого выберите место для сохранения файла Excel. Первым в списке слева стоит OneDrive, и он выбран по умолчанию. Вам остаётся только указать папку для сохранения файла в правой части окна.
Замечание: Если Вы не видите пункт меню OneDrive, значит у Вас нет учётной записи OneDrive, либо Вы не вошли в свою учётную запись.
У меня уже создана специальная папка Gift Planner , и она показана в списке последних папок. Вы можете выбрать любую другую папку, нажав кнопку Browse (Обзор) ниже области Recent Folders (Последние папки), или создать новую папку, кликнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню New (Создать) > Folder (Папку). Когда нужная папка будет выбрана, нажмите Save (Сохранить).
3. Предоставляем общий доступ к листу Excel, сохранённому в интернете
Ваша рабочая книга Excel уже в интернете, и Вы можете просматривать её в своём OneDrive . Если необходимо открыть общий доступ к сохранённым в интернете листам Excel, то Вам осталось сделать всего лишь один шаг – выбрать один из предлагаемых Excel 2013 способов предоставления общего доступа:
Совет: Если Вы хотите ограничить область рабочей книги Excel, которая доступна для просмотра другими пользователями, откройте на вкладке File (Файл) раздел Info (Сведения) и нажмите Browser View Options (Параметры просмотра в браузере). Здесь Вы сможете настроить, какие листы и какие именованные элементы можно отображать в интернете.
Вот и всё! Ваша рабочая книга Excel 2013 теперь в сети и доступ для выбранных пользователей к ней открыт. И даже, если Вы не любите работать совместно с кем-нибудь, этот способ позволит получить доступ к файлам Excel откуда угодно, не важно, находитесь Вы в офисе, работаете дома или где-то путешествуете.
Работа с книгами в Excel Online
Если Вы – уверенный обитатель Облачной Вселенной, то без проблем освоите Excel Online за время обеденного перерыва.
Как в Excel Online создать книгу
Чтобы создать новую книгу, нажмите маленькую стрелочку рядом с кнопкой Create (Создать) и в выпадающем списке выберите Excel workbook (Книга Excel).
Чтобы переименовать Вашу онлайн-книгу, кликните имя, заданное по умолчанию, и введите новое.
Чтобы загрузить существующую книгу в Excel Online, нажмите кнопку Upload (Загрузить) на панели инструментов OneDrive и укажите нужный файл, сохранённый на компьютере.
Как редактировать книги в Excel Online
После того, как Вы открыли книгу в Excel Online, с ней можно работать при помощи Excel Web App (так же, как и с Excel, установленном на персональном компьютере), т.е. вводить данные, сортировать и фильтровать, вычислять, используя формулы, и наглядно представлять данные при помощи диаграмм.
Существует только одно существенное различие между веб-версией и локальной версией Excel. Excel Online не имеет кнопки Save (Сохранить), потому что он сохраняет книгу автоматически. Если Вы передумали, нажмите Ctrl+Z , чтобы отменить действие, и Ctrl+Y , чтобы заново выполнить отменённое действие. Для той же цели Вы можете использовать кнопки Undo (Отменить) / Redo (Вернуть) на вкладке Home (Главная) в разделе Undo (Отменить).
Если Вы пытаетесь редактировать какие-то данные, но ничего не происходит, то, скорее всего, книга открыта в режиме только для чтения. Чтобы включить режим редактирования, кликните Edit Workbook (Редактировать книгу) > Edit in Excel Web App (Изменить в Excel Online) и вносите быстрые изменения прямо в веб-браузере. Чтобы получить доступ к возможностям более продвинутого анализа данных, например, к сводным таблицам, спарклайнам или для связи с внешним источником данных, нажмите Edit in Excel (Открыть в Excel), чтобы переключиться к Microsoft Excel на Вашем компьютере.
Когда Вы сохраните лист в Excel, он будет сохранён там, где Вы его изначально создали, то есть в облачном хранилище OneDrive.
Совет: Если Вы хотите сделать быстрые изменения в нескольких книгах, то самым оптимальным способом будет открыть список файлов в Вашем OneDrive, найти нужную книгу, кликнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать необходимое действие из контекстного меню.
Как в Excel Online открыть доступ к листу для других пользователей
… а затем выберите один из вариантов:
- Invite People (Отправить ссылку для доступа) – и введите адрес электронной почты людей, которым Вы хотите предоставить доступ к книге.
- Get a link (Получить ссылку) – и вложите эту ссылку в электронное письмо, разместите на сайте или в социальных сетях.
Также Вы можете установить права доступа для контактов: право только просматривать или дать разрешение на редактирование документа.
Когда лист редактируют одновременно несколько человек, Excel Online сразу показывает их присутствие и сделанные обновления, при условии, что все редактируют документ в Excel Online, а не в локальном Excel на компьютере. Если Вы нажмёте небольшую стрелку рядом с именем человека в верхнем правом углу листа Excel, то сможете увидеть, какую именно ячейку в данный момент редактирует этот человек.
Как заблокировать редактирование определённых ячеек на листе с общим доступом
Если Вы открываете доступ к онлайн-листам для Вашей команды, то, возможно, захотите дать им права на редактирование только определённых ячеек, строк или столбцов документа Excel. Для этого в Excel на локальном компьютере нужно выбрать диапазон (диапазоны), которые Вы разрешаете редактировать, а затем защитить лист.
Как внедрить лист Excel в веб-сайт или блог
Замечание: Код внедрения – это iframe , поэтому убедитесь, что Ваш сайт поддерживает этот тег, а блог разрешает использовать его в постах.
Внедрённый Excel Web App
То, что Вы видите ниже, это интерактивный лист Excel, который демонстрирует описанную технику в действии. Эта таблица рассчитывает, сколько дней осталось до Вашего следующего дня рождения, годовщины или какого-то другого события и окрашивает промежутки в различные оттенки зелёного, жёлтого и красного. В Excel Web App Вам нужно просто ввести Ваши события в первом столбце, затем попробуйте изменить соответствующие даты и посмотрите на результаты.
Если Вам любопытно, какая здесь использована формула, то, пожалуйста, посмотрите статью Как в Excel настроить условное форматирование дат .
Примечание переводчика: В некоторых браузерах данный iframe может отображаться некорректно или вовсе не отображаться.
Мэшапы в Excel Web App
Если Вы хотите создать более тесное взаимодействие между Вашими веб-листами Excel и другими веб-приложениями или сервисами, то можете использовать JavaScript API, доступный на OneDrive, чтобы создавать интерактивные мэшапы из своих данных.
Ниже Вы видите мэшап Destination Explorer, созданный командой Excel Web App как пример того, что разработчики могут создать для Вашего сайта или блога. Этот мэшап использует API Excel Services JavaScript и Bing Maps, и его задача – помочь посетителям сайта выбрать маршрут для путешествия. Вы можете выбрать место на карте, а мэшап покажет Вам погоду в этом месте или количество туристов, посещающих эти места. На снимке экрана ниже показано наше местоположение
Несомненно, при составлении таблиц почти каждый пользователь использует программу Excel, отчасти потому, что она удобна в управлении, имеет интуитивно понятный интерфейс, а также имеет мощный аппарат составления красочных и профессиональных диаграмм. Каждый легко сможет научиться азам работы в Excel.
Рассмотрим процедуры обращения с рабочими документами. С помощью программы Excel можно создавать самые различные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excelможет создать отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.
Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку).
1) Создание нового документа.
Для создания нового документа из меню File нужно вызвать директиву New. На экране появится документ с именем Book2: программа Excel присваивает новым документам имя Book(Книга) с добавлением текущего порядкового номера.
Чтобы загрузить с диска расположенный там файл с рабочим документом, нужно вызвать директиву Open из меню File.
В этом окне в поле Drives нужно указать диск, а в поле Directories выбрать директорию, где расположен Ваш файл.
Если выбор был сделан правильно, то в левом поле появится список имен файлов, среди которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла, оно появится в поле File Name. После этого нужно закрыть диалоговое окно, щелкнув мышью по кнопке OK или дважды щелкнув по имени искомого файла.
3) Сохранение документа.
При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File директиву Save As... После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и директорию, в которой его надо расположить. Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное имя (Book[порядковый номер]), которое пользователь может заменить любым другим. Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение файла.XLS, изменять не следует. После того как будут сделаны все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.
4) Добавление рабочих листов.
Директивы добавления расположены в меню Insert. Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:
- - рабочие листы для создания таблиц;
- - диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);
- - рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля (на языке макрокомандыExcel4.0 или на языке VisualBasic);
- - рабочий лист для создания диалогового окна.
Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он буде иметь названиеSheet17 с последующим увеличением номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются начиная сChart1 и т.д. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.
5) Перемещение рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню. С помощью директивы MoveorCopy откройте диалоговое окно с тем же названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа. Закройте окно Moveor Copy щелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку CreateaCopy, то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию займет его копия. таблица еxcel программа редактор
Название копии листа будет образовано путем добавления порядкового номера к имени копируемого листа, например,Sheet1(2)
6) Переименование рабочих листов.
Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню, в котором с помощью директивы Rename нужно открыть диалоговое окно RenameSheet. Это окно можно также открыть двойным щелчком левой кнопки мыши по названию рабочего листа. В поле ввода Name укажите новое имя листа, которое должно содержать не более 31 символа, включая пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на именном указателе появится новое имя рабочего листа
7) Коррекция высоты строк и ширины столбцов.
Прежде всего корректируемая строка или столбец таблицы должны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Format находятся подменю Row и Column. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В подменю Column вызовите директиву Width, тогда откроется диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один символ.
Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или адресами столбцов. При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки. Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее, немного сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию, которая показывает смещение границы строки. Переместите эту линию в нужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически скорректирована по ее содержимому.
Для включения содержимого из других программ, таких как Word или Excel, можно использовать связывание и внедрение объектов (OLE).
Технология OLE поддерживается многими различными программами, и технология OLE используется для создания содержимого, которое создается в одной программе, доступной в другой программе. Например, вы можете вставить документ Office Word в книгу Office Excel. Чтобы узнать, какие типы контента можно вставить, в группе текст на вкладке Вставка нажмите кнопку объект . В поле тип объекта отображаются только программы, установленные на вашем компьютере и поддерживающие объекты OLE.
Общие сведения о связанных и внедренных объектах
При копировании данных между Excel или любой программой, поддерживающей технологию OLE, например Word, вы можете скопировать эти данные как связанный объект или внедренный объект. Основные различия между связанными и внедренными объектами находятся в том месте, где хранятся данные, а также о том, как объект будет обновлен после того, как вы поместите его в конечный файл. Внедренные объекты хранятся в книге, в которой они вставлены, и не обновляются. Связанные объекты сохраняются как отдельные файлы, и их можно обновить.
Связанные и внедренные объекты в документе
1. внедренный объект не имеет соединения с исходным файлом.
2. связанный объект связан с исходным файлом.
3. исходный файл обновляет связанный объект.
Когда следует использовать связанные объекты
Если вы хотите, чтобы информация в конечный файл обновлялась при изменении данных в исходный файл, используйте связанные объекты.
При использовании связанного объекта исходные данные сохраняются в исходном файле. В конечном файле выводится представление связанных данных, в котором хранятся только исходные данные (и размер объекта, если объект является диаграммой Excel). Исходный файл должен быть доступен на вашем компьютере или в сети для поддержания связи с исходными данными.
Связанные данные могут быть обновлены автоматически при изменении исходных данных в исходном файле. Например, если выбрать абзац в документе Word, а затем вставить его как связанный объект в книгу Excel, то при изменении данных в документе Word можно обновить данные в Excel.
Использование внедренных объектов
Если вы не хотите обновлять скопированные данные при изменении в исходном файле, используйте внедренный объект. Версия исходного кода полностью внедрена в книгу. Если вы копируете данные как внедренный объект, конечный файл требует больше места на диске, чем при связывании данных.
Когда пользователь открывает файл на другом компьютере, он может просматривать внедренный объект без доступа к исходным данным. Так как внедренный объект не содержит связей с исходным файлом, объект не обновляется при изменении исходных данных. Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните объект, чтобы открыть его и изменить его в исходной программе. Исходная программа (или другая программа, поддерживающая редактирование объекта) должна быть установлена на вашем компьютере.
Изменение способа отображения объекта OLE
Вы можете отобразить связанный объект или внедренный объект в книге так, как она отображается в программа-источник или в виде значка. Если книга будет просматриваться в Интернете и вы не планируете печатать книгу, вы можете отобразить объект в виде значка. Это уменьшает объем отображаемого пространства, занимаемого объектом. Для просмотра, в котором нужно отобразить сведения, дважды щелкните значок.
Внедрение объекта на лист
Вставка ссылки на файл
Примечание:
Создание объекта в Excel
Внедрение объекта на лист
Вставка ссылки на файл
Иногда нужно просто добавить ссылку на объект, а не внедрять его. Это можно сделать, если книга и объект, который вы хотите добавить, хранятся на сайте SharePoint, общем сетевом диске или в аналогичном постоянном расположении. Это удобно, если связанный объект изменяется, так как ссылка всегда будет открывать его последнюю версию.
Примечание: Если связанный файл переместить, ссылка не будет работать.
Создание объекта в Excel
Вы можете создать объект с помощью другой программы, не выходя из книги. Например, если вы хотите добавить более подробное описание в диаграмму или таблицу, вы можете создать в Excel внедренный документ, например Word или PowerPoint. Можно вставить объект непосредственно на лист или добавить значок для открытия файла.
Связывание и внедрение содержимого из другой программы с помощью OLE
Вы можете связать или внедрить содержимое или часть содержимого из другой программы.
Внедрение содержимого из другой программы
Связывание или внедрение частичного содержимого из другой программы
Изменение способа отображения объекта OLE
Чтобы отобразить содержимое, снимите флажок Показывать как значок .
Чтобы отобразить значок, установите флажок в виде значка . Кроме того, вы можете изменить изображение значка или метку по умолчанию. Для этого нажмите кнопку Сменить значок , а затем выберите нужный значок в списке значки или введите метку в поле заголовок .
объект тип объекта (например, объект Document ) и выберите команду преобразовать .
Управление обновлениями связанных объектов
Вы можете настроить ссылки на другие программы таким образом, чтобы они были обновлены следующими способами: автоматически, когда вы открываете конечный файл; вручную, если вы хотите просмотреть предыдущие данные перед обновлением с помощью новых данных из исходный файл; или, если вы запрашиваете обновление, независимо от того, включено ли автоматическое или ручное обновление.
Установка обновления вручную ссылки на другую программу
Настройка автоматического обновления ссылки на другую программу
Проблемы: не удается обновить автоматические ссылки на листе
Параметр автоматически может быть переопределен с помощью команды обновить ссылки в других документах Excel.
Чтобы обеспечить автоматическое обновление автоматических связей с объектами OLE:
Обновление ссылки на другую программу
Редактирование контента из программы OLE
В Excel вы можете изменить содержимое, связанное или внедренное из другой программы.
Изменение связанного объекта в исходной программе
Изменение внедренного объекта в исходной программе
Дважды щелкните внедренный объект, чтобы открыть его.
Внесите необходимые изменения в объект.
Если вы редактируете объект на месте в открытой программе, щелкните в любом месте за пределами объекта, чтобы вернуться в конечный файл.
Если вы изменяете внедренный объект в программе-источнике в отдельном окне, выйдите из исходной программы, чтобы вернуться в конечный файл.
Примечание: При двойном щелчке некоторых внедренных объектов, например видео-и звуковых клипов, вместо открытия программы воспроизводится объект. Чтобы изменить один из этих внедренных объектов, щелкните правой кнопкой мыши значок или объект, выберитеобъект тип объекта (например, объект клип мультимедиа ) и нажмите кнопку изменить .
Изменение внедренного объекта в другой программе, отличной от исходной
Чтобы преобразовать внедренный объект в тип, указанный в списке, нажмите кнопку преобразовать в .
Чтобы открыть внедренный объект в качестве типа, который вы указали в списке, не изменяя тип внедренного объекта, нажмите кнопку активировать .
Выберите внедренный объект, который вы хотите изменить.
Щелкните правой кнопкой мыши значок или объект, наведите указатель наобъект тип объекта (например, объект Document ) и выберите команду преобразовать .
Выполните одно из следующих действий.
Выбор объекта OLE с помощью клавиатуры
Нажмите клавиши CTRL + G, чтобы открыть диалоговое окно Перейти .
Нажмите кнопку выделить , выберите пункт объекты , а затем нажмите кнопку ОК .
Нажимайте клавишу TAB, пока не выберете нужный объект.
Нажмите клавиши SHIFT + F10.
Наведите указатель на объект или диаграмму и выберите команду изменить .
Вопрос: при двойном щелчке связанного или внедренного объекта появляется сообщение "не удается изменить"
Это сообщение появляется, если не удается открыть исходный файл или программа-источник.
Убедитесь в том, что исходная программа доступна Если исходная программа не установлена на компьютере, преобразуйте объект в формат файла, установленного для программы.
Убедитесь в том, что память подходит Убедитесь в том, что у вас достаточно памяти для запуска исходной программы. При необходимости закройте другие программы, чтобы освободить память.
Закрыть все диалоговые окна Если исходная программа запущена, убедитесь, что в ней нет открытых диалоговых окон. Перейдите в исходную программу и закройте все открытые диалоговые окна.
Закрытие исходного файла Если исходным файлом является связанный объект, убедитесь, что он не открыт другим пользователем.
Убедитесь в том, что имя исходного файла не изменилось Если исходный файл, который вы хотите изменить, является связанным, убедитесь, что он имеет то же имя, что и при создании ссылки, и что она не была перемещена. Выберите связанный объект, а затем в группе " подключения " на вкладке " данные " щелкните команду " изменить ссылки ", чтобы увидеть имя исходного файла. Если исходный файл был переименован или перемещен, используйте кнопку изменить источник в диалоговом окне изменение связей , чтобы найти исходный файл и повторно подключить ссылку.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community , попросить помощи в сообществе Answers community , а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте
В рамках первого материала Excel 2010 для начинающих мы познакомимся с основами этого приложения и его интерфейсом, научимся создавать электронные таблицы, а так же вводить, редактировать и форматировать данные в них.
Введение
Думаю, не ошибусь, если скажу, что самым популярным приложением, входящим в пакет Microsoft Office, является тестовый редактор (процессор) Word. Однако есть и еще одна программа, без которой редко обходятся любой офисный работник. Microsoft Excel (Эксель) относится к программным продуктам, которые называются электронными таблицами. С помощью Excel, в наглядной форме, можно посчитать и автоматизировать расчеты практически всего что угодно, начиная с личного месячного бюджета и заканчивая сложными математическими и экономико-статистическими выкладками, содержащими большие объемы массивов данных.
Одной из ключевых особенностей электронных таблиц является возможность автоматического пересчета значения любых нужных ячеек при изменении содержимого одной из них. Для визуализации полученных данных, на основе групп ячеек можно создавать различные виды диаграмм, сводные таблицы и карты. При этом электронные таблицы, созданные в Excel можно вставлять в другие документы, а так же сохранять в отдельном файле для последующего их использования или редактирования.
Называть Excel просто «электронной таблицей» будет несколько некорректно, так как в эту программу заложены огромные возможности, а по своему функционалу и кругу решаемых задач это приложение, пожалуй, может превзойти даже Word. Именно поэтому в рамках цикла материалов «Excel для начинающих» мы будем знакомиться лишь с ключевыми возможностями этой программы.
Теперь, после окончания вводной части, пора переходить к делу. В первой части цикла, для лучшего усвоение материала, в качестве примера мы создадим обычную таблицу, отражающую личные бюджетные расходы за полгода вот такого вида:
Но перед тем как начинать ее создание, давайте сначала рассмотрим основные элементы интерфейса и управления Excel, а так же поговорим о некоторых базовых понятиях этой программы.
Интерфейс и управление
Если вы уже знакомы с редактором Word, то разобраться в интерфейсе Excel не составит труда. Ведь в его основе лежит та же Лента , но только с другим набором вкладок, групп и команд. При этом чтобы расширить рабочую область, некоторые группы вкладок выводятся на дисплей только в случае необходимости. Так же ленту можно свернуть вовсе, щелкнув по активной вкладке два раза левой кнопкой мыши или нажав сочетание клавиш Ctrl+F1. Возвращение ее на экран осуществляется таким же способом.
Стоит отметить, что в Excel для одной и той же команды может быть предусмотрено сразу несколько способов ее вызова: через ленту, из контекстного меню или с помощью сочетания горячих клавиш. Знание и использование последних может сильно ускорить работу в программе.
Контекстное меню является контекстно-зависимым, то есть его содержание зависит от того, что пользователь делает в данный момент. Контекстное меню вызывается нажатием правой кнопки мыши почти на любом объекте в MS Excel. Это позволяет экономить время, потому что в нем отображаются наиболее часто используемые команды к выбранному объекту.
Не смотря на такое разнообразие управления, разработчики пошли дальше и предоставили пользователям в Excel 2010 возможность вносить изменения во встроенные вкладки и даже создавать собственные с теми группами и командами, которые используются наиболее часто. Для этого необходимо кликнуть правой кнопкой мыши на любой вкладке и выбрать пункт Настройка ленты .
В открывшемся окне, в меню справа, выберите нужную вкладку и щелкните по кнопке Создать вкладку или Создать группу , а в левом меню нужную команду, после чего кликните кнопку Добавить . В этом же окне можно переименовать существующие вкладки и удалять их. Для отмены ошибочных действий существует кнопка Сброс , возвращающая настройки вкладок к начальным.
Так же наиболее часто используемые команды можно добавить на Панель быстрого доступа , расположенную в верхнем левом углу окна программы.
Сделать это можно нажав на кнопку Настройка панели быстрого доступа , где достаточно выбрать нужную команду из списка, а в случае отсутствия в нем необходимой, щелкнуть на пункт Другие команды .
Ввод и редактирование данных
Создаваемые в Excel файлы называются рабочими книгами и имеют расширение «xls» или «xlsx». В свою очередь рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов. Каждый рабочий лист - это отдельная электронная таблица, которые в случае необходимости могут быть взаимосвязаны. Активной рабочей книгой является та, с которой в данный момент вы работаете, например, в которую вводите данные.
После запуска приложения автоматически создается новая книга с именем «Книга1». По умолчанию рабочая книга состоит из трех рабочих листов с именами от «Лист1» до «Лист3».
Рабочее поле листа Excel поделено на множество прямоугольных ячеек. Объединённые по горизонтали ячейки составляют строки, а по вертикали - столбцы. Для возможности исследования большого объема данных каждый рабочий лист программы имеет 1 048 576 строк пронумерованных числами и 16 384 столбцов обозначенных буквами латинского алфавита.
Таким образом, каждая ячейка - это место пересечения различных столбцов и строк на листе, формирующих ее собственный уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки, которым она принадлежит. Например, имя первой ячейки - A1, так как она находится на пересечении столбца «A» и строки «1».
Если в приложении включена Строка формул , которая расположена сразу же под Лентой , то слева от нее находится Поле имени , где отображается имя текущей ячейки. Сюда же вы всегда сможете ввести имя искомой ячейки, для быстрого перехода к ней. Особенно эта возможность полезна в больших документах, содержащих тысячи строк и столбцов.
Так же для просмотра разных областей листа, внизу и справа располагаются полосы прокрутки. Помимо этого перемещаться по рабочей области Excel можно с помощью клавиш со стрелками.
Чтобы начать вводить данные в нужную ячейку, ее необходимо выделить. Для перехода в нужную ячейку щелкните на ней левой кнопкой мыши, после чего она будет окружена черной рамкой, так называемым индикатором активной ячейки. Теперь просто начинайте печатать на клавиатуре, и вся вводимая информация будет оказываться в выбранной ячейке.
При вводе данных в ячейку можно так же использовать и строку формул. Для этого выделите нужную клетку, а затем щелкните мышью на поле строки формул и начните печатать. При этом вводимая информация будет автоматически отображаться в выбранной ячейке.
После окончания ввода данных нажмите:
- Клавишу «Enter» - следующей активной ячейкой станет клетка снизу.
- Клавишу «Tab» - следующей активной ячейкой станет клетка справа.
- Щелкните мышью по любой другой ячейке, и она станет активной.
Чтобы изменить или удалить содержимое любой ячейки, щелкните на ней два раза левой кнопкой мыши. Перемещайте мигающий курсор в нужное место для внесения необходимых правок. Как и во многих других приложениях, для удаления и внесения исправлений используются клавиши стрелок, «Del» и «Backspace». При желании, все необходимые правки можно производить и в строке формул.
Объем данных, который вы будете вводить в ячейку, не ограничивается ее видимой частью. То есть клетки рабочего поля программы могут содержать как одну цифру, так и несколько абзацев текста. Каждая ячейка Excel способна вместить до 32 767 числовых или текстовых символов.
Форматирование данных ячеек
После ввода названий строк и столбцов получаем таблицу такого вида:
Как видно из нашего примера, несколько названий статей расходов «вышли» за рамки границ ячейки и если соседняя клетка (клетки) тоже будет содержать какую-то информацию, то введенный текст частично перекрывается ей и становится невидим. Да и сама таблица выглядит довольно некрасивой и непрезентабельной. При этом если напечатать такой документ, то сложившаяся ситуация сохранится - разобрать в такой таблице что к чему будет довольно сложно, в чем вы можете сами убедиться из рисунка ниже.
Чтобы сделать табличный документ более аккуратным и красивым, часто приходится изменять размеры строк и столбцов, шрифт содержимого ячейки, ее фон, осуществлять выравнивание текста, добавлять границы и прочее.
Для начала давайте приведем в порядок левый столбец. Переведите курсор мыши на границу столбцов «A» и «B» в строку, где отображаются их названия. При изменении курсора мыши на характерный символ с двумя разнонаправленными стрелками, нажмите и удерживая левую клавишу, тащите появившеюся пунктирную линию в нужном направлении для расширения столбца до тех пор пока все названия не уместятся в рамках одной ячейки.
Те же самые действия можно проделать и со строкой. Это является одним из самых легких способов изменения размера высоты и ширины ячеек.
Если необходимо задать точные размеры строк и столбцов, то для этого на вкладке Главная в группе Ячейки выберите пункт Формат . В открывшемся меню с помощью команд Высота строки и Ширина столбца можно задать эти параметры вручную.
Очень часто необходимо изменить параметры стразу нескольких ячеек и даже целого столбца или строки. Для того что бы выделить целый столбец или строку, щелкните на его названии сверху или на ее номере слева соответственно.
Для выделения группы соседних ячеек, обводите их курсором, удерживайте левую кнопку мыши. Если же необходимо выделить разрозненные поля таблицы, то нажмите и удерживайте клавишу «Ctrl», после чего щелкайте мышью по необходимым ячейкам.
Теперь, когда вы знаете, как выделять и форматировать сразу несколько ячеек, давайте выровняем название месяцев в нашей таблице по центру. Различные команды выравнивания содержимого внутри клеток находятся на вкладке Главная в группе с говорящим названием Выравнивание . При этом для табличной ячейки это действие можно производить как относительно горизонтального направления, так и вертикального.
Обведите ячейки с названием месяцев в шапке таблицы и щёлкните на кнопке Выровнять по центру .
В группе Шрифт на вкладке Главная можно изменить тип шрифта, его размер, цвет и начертание: жирный, курсивный, подчеркнутый и так далее. Так же здесь размещены кнопки изменения границ ячейки и цвета ее заливки. Все эти функции пригодятся нам для дальнейшего изменения внешнего вида таблицы.
Итак, для начала давайте увеличим шрифт названия колонок и столбцов нашей таблицы до 12 пунктов, а так же сделаем его жирным.
Теперь выделяем сначала верхнюю строчку таблицы и устанавливаем ей черный фон, а затем в левом столбце ячейкам с А2 по А6 - темно-синий. Сделать это можно с помощью кнопки Цвет заливки .
Наверняка вы заметили, что цвет текста в верхней строке слился с цветом фона, да и в левом столбце названия читаются плохо. Исправим это, изменив цвет шрифта с помощью кнопки Цвет текста на белый.
Так же с помощью уже знакомой команды Цвет заливки мы придали фону четных и нечетных строк с числами различный синий оттенок.
Чтобы ячейки не сливались, давайте определим им границы. Определение границ происходит только для выделенной области документа, и может быть сделано как для одной ячейки, так и для всей таблицы. В нашем случае выделите всю таблицу, после чего щелкните на стрелочку рядом с кнопкой Другие границы все в той же группе Шрифт .
В открывшемся меню выводится список быстрых команд, с помощью которых можно выбрать отображение нужных границ выделенной области: нижней, верхней, левой, правой, внешних, всех и прочее. Так же здесь содержатся команды для рисования границ вручную. В самом низу списка находится пункт Другие границы позволяющий более детально задать необходимые параметры границ ячеек, которым мы и воспользуемся.
В открывшемся окне сначала выберите тип линии границы (в нашем случае тонкая сплошная), затем ее цвет (выберем белый, так как фон таблицы темный) и наконец, те границы, которые должны будут отображаться (мы выбрали внутренние).
В итоге с помощью набора команд всего одной группы Шрифт мы преобразовали неказистый внешний вид таблицы во вполне презентабельный, и теперь зная как они работают, вы самостоятельно сможете придумывать свои уникальные стили для оформления электронных таблиц.
Формат данных ячейки
Теперь, что бы завершить нашу таблицу, необходимо надлежащим образом оформить те данные, которые мы туда вводим. Напомним, что в нашем случае это денежные расходы.
В каждую из ячеек электронной таблицы можно вводить разные типы данных: текст, числа и даже графические изображения. Именно поэтому в Excel существует такое понятие, как «формат данных ячейки», служащий для корректной обработки вводимой вами информации.
Изначально, все ячейки имеют Общий формат , позволяющий содержать им как текстовые, так и цифровые данные. Но вы вправе изменить это и выбрать: числовой, денежный, финансовый, процентный, дробный, экспоненциальный и форматы. Помимо этого существуют форматы даты, времени почтовых индексов, номеров телефонов и табельных номеров.
Для ячеек нашей таблицы, содержащих названия ее строк и столбцов вполне подойдет общий формат (который задается по умолчанию), так как они содержат текстовые данные. А вот для ячеек, в которые вводятся бюджетные расходы больше подойдет денежный формат.
Выделите в таблице ячейки содержащие информацию по ежемесячным расходам. На ленте во вкладке Главная в группе Число щелкните по стрелке рядом с полем Числовой Формат , после чего откроется меню со списком основных доступных форматов. Можно выбрать пункт Денежный прямо здесь, но мы для более полного ознакомления выберем самую нижнюю строку Другие числовые форматы .
В открывшемся окне в левой колонке будут отображены название всех числовых форматов, включая дополнительные, а в центре, различные настройки их отображения.
Выбрав денежный формат, сверху окна можно увидеть, то, как будет выглядеть значение в ячейках таблицы. Чуть ниже моно установить число отображения десятичных знаков. Чтобы копейки не загромождали нам поля таблицы, выставим здесь значение равным нулю. Далее можно выбрать валюту и отображение отрицательных чисел.
Теперь наша учебная таблица, наконец, приняла завершенный вид:
.png)
Кстати, все манипуляции, которые мы проделывали с таблицей выше, то есть форматирование ячеек и их данных можно выполнить с помощью контекстного меню, щелкнув правой кнопкой мыши на выделенной области и выбрав пункт Формат ячеек . В одноименном открывшемся окне для всех рассмотренных нами операций существуют вкладки: Число , Выравнивание , Шрифт , Граница и Заливка .
Теперь по окончании работы в программе вы можете сохранить или распечатать полученный результат. Все эти команды находятся во вкладке Файл .
Заключение
Наверное, многие из вас зададутся вопросом: «А зачем создавать подобного рода таблицы в Excel, когда все то же самое можно сделать в Word, используя готовые шаблоны?». Так-то оно так, только вот производить всевозможные математические операции над ячейками в текстовом редакторе невозможно. Саму же информацию в ячейки вы практически всегда заносите самостоятельно, а таблица является лишь наглядным представлением данных. Да и объемные таблицы в Word делать не совсем удобно.
В Excel же все наоборот, таблицы могут быть сколь угодно большими, а значение ячеек можно вводить как вручную, так и автоматически рассчитывать с помощью формул. То есть здесь таблица выступает не только как наглядное пособие, но и как мощный вычислительно-аналитический инструмент. Более того ячейки между собой могут быть взаимосвязаны не только внутри одной таблицы, но и содержать значения, полученные из других таблиц, расположенных на разных листах и даже в разных книгах.
О том, как сделать таблицу «умной» вы узнаете в следующей части, в которой мы познакомимся с основными вычислительными возможностями Excel, правилами построения математических формул, функциями и многим другим.
Привет, друзья. Сегодня я расскажу, как создать файл Эксель, открыть уже существующий, сохранить его и закрыть.
Каждая рабочая книга Excel хранится в отдельном файле. Поэтому, очень важно уметь правильно обращаться с файлами. Здесь я опишу по нескольку способов выполнения действий с документами. Советую попробовать каждый и выбрать – какой из них самый удобный, а может, вы будете пользоваться многими из них.
Все выкладки на этом блоге я привожу из Microsoft Office 2013. Если вы пользуетесь другой версией – вид некоторых команд и окон могут немного отличаться, но их общий смысл сохраняется. Если вы не нашли описанный инструментарий в своей версии программы – спросите в комментариях или через форму обратной связи. Я обязательно отвечу на ваши вопросы.
Создание документа Эксель
Если программа Excel у вас еще не открыта , кликните на ярлыке MS Excel на рабочем столе или в меню Пуск . После загрузки Эксель, появится стартовое окно с . Для создания нового документа, кликните на одном из них, или выберите Пустая книга .
Стартовое окно Эксель
Если же MS Excel уже запущен , для создания:
- Нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N . После нажатия, будет немедленно создана новая рабочая книга
- Выполните ленточную команду Файл – Создать . Её выполнение приведёт к открытию стартового окна, где можно создать файл из шаблона, либо чистую книгу.
Как открыть документ Эксель
Если программа Эксель еще не запущена , чтобы открыть созданный файл, найдите его в проводнике Windows и дважды кликните по нему мышью. MS Excel будет запущен и сразу откроется выбранный вами документ.
Если программа уже запущена , есть несколько способов для открытия рабочей книги:
Если в окне Открыть выбрать расположение Компьютер — Обзор , откроется окно проводника, где можно выбрать фильтр открываемого файла, а также, способ открытия:
- Открыть – открывает выбранный файл Excel для редактирования
- Открыть для чтения – открывает файл без возможности редактирования
- Открыть как копию – создаёт дубликат документа и открывает его с возможностью редактирования
- Открыть в браузере – если такая возможность поддерживается, открывает рабочую книгу в интернет-браузере
- Открыть в режиме защищенного просмотра – открывает документ, применяя режим защищенного просмотра
- Открыть и восстановить – программа попытается восстановить и открыть файл, который был аварийно закрыт без сохранения
Сохранение документа Эксель
Хотя в Microsoft Excel есть хорошие инструменты автосохранения и восстановления данных, я рекомендую завести привычку сохранять рабочую книгу время от времени, даже если не закончили работать с ней. Вы, как минимум, будете чувствовать себя более уверенными в том, что результаты вашей работы не потеряются.
- Используйте комбинацию клавиш Ctrl+S
- Используйте комбинацию клавиш Shift+F12 , или F12 (для сохранения документа под новым именем)
- Нажмите Сохранить на панели быстрого доступа
- Выполните ленточную команду Файл – Сохранить , или Файл – Сохранить как (если хотите сохранить книгу, как новый документ)
Если вы первый раз сохраняете свою рабочую книгу, любая из этих команд откроет окно Сохранить как , где вы сможете выбрать место сохранения, тип файла и его имя. Для этого, нажмите кнопку Обзор .
Окно «Сохранить как»
Если же вы сохраняли документ ранее, программа просто сохранит файл поверх последней сохранённой версии.
Как закрыть рабочую книгу Эксель
Когда работа с файлом закончена, лучше его закрыть, чтобы освободить системную память. Вы можете это сделать такими способами:
Если на момент закрытия в файле есть не сохраненные изменения, программа спросит, что нужно делать:
Вот и все способы обращения с файлами Эксель. А в следующем посте я расскажу, как вашей рабочей книги. До встречи!
